Con la nota prot. 3803 del 30 giugno 2026 il Ministero dell'Istruzione e del Merito ha fissato i criteri per gli organi collegiali a distanza con valore deliberativo. La firma di Carmela Palumbo, capo del Dipartimento per il sistema educativo, arriva a 2 anni e 5 mesi dall'entrata in vigore del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021, che aveva aperto questa possibilita gia il 18 gennaio 2024: il ritardo di 29 mesi tra contratto e attuazione.
Cosa cambia per Collegio docenti e GLO
La nota tocca le attivita dell'articolo 44, comma 3, lettere a) e b) del CCNL: Collegio dei docenti, comprese la programmazione e la verifica di inizio e fine anno, consigli di classe, interclasse e intersezione, Gruppi di lavoro operativo per l'inclusione (GLO). Per tutto il resto delle sedute la disciplina resta invariata. Il perimetro esatto delle sedute interessate e definito dallo stesso CCNL.
Il via libera al voto deliberativo online non e automatico. Ogni scuola deve integrare il regolamento d'istituto con le nuove modalita telematiche, seguendo l'allegato tecnico ministeriale. Senza questo passaggio le delibere prese in videoconferenza restano viziate. L'orientamento ARAN del 12 giugno 2024 (identificativo 31472) chiarisce anche quale contratto di lavoro applicare: quello del lavoro agile disciplinato dalla legge 81/2017. La partecipazione a distanza segue le regole di quella disciplina, dal diritto alla disconnessione alla copertura INAIL.
Voto segreto: 5 requisiti che le funzioni sondaggio raramente rispettano
L'allegato tecnico distingue voto palese e voto segreto. Per il primo bastano funzioni di tracciabilità: chi vota cosa deve essere ricostruibile e verbalizzabile. I sondaggi integrati di Google Meet, Microsoft Teams o Zoom risultano compatibili se documentano chi ha votato e conservano l'esito.
Sul voto a scrutinio segreto il documento cambia tono e impone cinque garanzie tecniche non negoziabili.
- Separazione strutturale tra la fase di autenticazione e quella di espressione del voto, con meccanismi che impediscano qualsiasi collegamento tra le due.
- Anonimizzazione effettiva, irreversibile e tecnicamente dimostrabile: soluzioni che si limitano a dichiarare l'anonimato senza garantirlo non sono considerate idonee.
- Non accessibilità delle informazioni da parte di amministratori di sistema, fornitori o altri soggetti che potrebbero risalire al voto individuale.
- Trattamento dei metadati: log, timestamp e tracciature devono essere gestiti in modo da non permettere neanche una re-identificazione indiretta.
- Verificabilità dell'esito complessivo senza compromettere la segretezza dei singoli voti.
Le funzioni sondaggio integrate nelle piattaforme di videoconferenza spesso non separano identità e voto, oppure lasciano log accessibili al proprietario del tenant. Se il fornitore non certifica questi requisiti nella documentazione tecnica, il voto segreto deliberativo online resta precluso. E le eventuali delibere prese con quello strumento sono a rischio di annullamento.
Le mosse da fare entro l'inizio dell'anno scolastico
Il calendario stringe: la nuova disciplina e operativa dall'anno 2026/2027, che parte a settembre in gran parte d'Italia (con differenze regionali fino a 19 giorni tra Bolzano e le Marche). Le scuole hanno quindi luglio e agosto per completare quattro passaggi.
- Delibera del Collegio docenti sui criteri organizzativi delle sedute a distanza.
- Modifica del regolamento d'istituto da parte del Consiglio d'istituto, con recepimento dei requisiti dell'allegato tecnico.
- Verifica di conformità delle piattaforme in uso: richiesta al fornitore della documentazione tecnica sui nove requisiti, dai ruoli separati alla conservazione a norma AgID.
- Adempimenti privacy: nomina del responsabile del trattamento ex articolo 28 GDPR e, per i sistemi di voto, valutazione d'impatto (DPIA).
Chi non completa il percorso puo' comunque tenere online le sedute non deliberative e i lavori istruttori. Ma le decisioni con voto formale, e in particolare quelle a scrutinio segreto come i procedimenti disciplinari o le componenti elettive del consiglio d'istituto, dovranno tornare in presenza.
Il termine reale per l'adeguamento coincide con il primo Collegio docenti utile di settembre. Da quella riunione in poi il regolamento aggiornato serve non solo per legittimare le delibere online, ma anche per proteggersi da eventuali contestazioni di chi non condivide una decisione presa con una piattaforma priva di certificazione tecnica.
Domande frequenti
Quali organi collegiali possono adottare il voto segreto online con valore deliberativo?
Il voto segreto online con valore deliberativo si applica principalmente al Collegio dei docenti, ai consigli di classe, interclasse e intersezione, e ai Gruppi di lavoro operativo per l'inclusione (GLO), come previsto dall'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca.
Quali sono i cinque requisiti tecnici obbligatori per il voto segreto online?
I cinque requisiti sono: separazione tra autenticazione e voto, anonimizzazione irreversibile, non accessibilità delle informazioni da parte di terzi, gestione sicura dei metadati per evitare re-identificazioni, e verificabilità dell’esito complessivo senza compromettere la segretezza dei singoli voti.
Le piattaforme di videoconferenza più comuni sono sufficienti per il voto segreto?
No, le funzioni sondaggio integrate di piattaforme come Google Meet, Microsoft Teams o Zoom spesso non garantiscono i requisiti richiesti per il voto segreto e quindi non sono idonee, a meno che il fornitore non certifichi il rispetto di tutti i requisiti tecnici ministeriali.
Cosa devono fare le scuole per adeguarsi alla nuova normativa sul voto deliberativo online?
Le scuole devono deliberare sui criteri organizzativi, aggiornare il regolamento d’istituto, verificare la conformità tecnica delle piattaforme e adempiere agli obblighi privacy nominado il responsabile del trattamento e svolgendo la valutazione d’impatto (DPIA).
Cosa succede se una scuola non si adegua ai nuovi requisiti per il voto segreto online?
Se la scuola non si adegua, può continuare a svolgere online solo sedute non deliberative e lavori istruttori. Le decisioni che richiedono voto formale, soprattutto a scrutinio segreto, dovranno svolgersi in presenza per essere valide.
