- Lo Smart-Task INPS: cosa cambia per datori di lavoro e dipendenti
- Il Messaggio 792/2026: i dettagli operativi
- Come funziona la procedura di richiesta degli attestati di malattia
- Invio dei certificati medici tramite PEC: istruzioni passo per passo
- L'automazione in arrivo: richiesta continuativa per dodici mesi
- La digitalizzazione INPS nel contesto più ampio
- Domande frequenti
Lo Smart-Task INPS: cosa cambia per datori di lavoro e dipendenti
Una svolta operativa per chi gestisce i rapporti con l'INPS sul fronte della certificazione medica. L'Istituto nazionale della previdenza sociale ha ufficializzato l'introduzione dello Smart-Task, un nuovo strumento digitale integrato nel cassetto previdenziale e pensato per rendere più snello e tracciabile l'invio degli attestati di malattia dei dipendenti ai rispettivi datori di lavoro.
La novità, che si inserisce nel più ampio processo di modernizzazione dei servizi previdenziali, risponde a un'esigenza concreta: ridurre i tempi morti, eliminare i passaggi cartacei residui e garantire ai datori di lavoro un accesso tempestivo alla documentazione sanitaria necessaria per la gestione delle assenze.
Non si tratta di un semplice aggiornamento cosmetico dell'interfaccia. Lo Smart-Task introduce una logica diversa: quella dell'automazione progressiva delle richieste, con un orizzonte che punta — già nei prossimi mesi — a coprire periodi continuativi di dodici mesi senza necessità di intervento manuale ripetuto.
Il Messaggio 792/2026: i dettagli operativi
Stando a quanto emerge dal Messaggio numero 792, pubblicato dall'INPS il 6 marzo 2026, lo strumento è già attivo e accessibile attraverso il cassetto previdenziale dell'Istituto. Il documento fornisce le istruzioni operative per l'utilizzo della nuova funzionalità e ne delinea il perimetro applicativo.
Il messaggio si rivolge in primo luogo ai datori di lavoro e ai loro intermediari (consulenti del lavoro, commercialisti, associazioni di categoria), ma ha ricadute dirette anche sulla gestione amministrativa interna alle aziende di qualsiasi dimensione. L'obiettivo dichiarato è duplice:
- semplificare la procedura di acquisizione dei certificati medici dei dipendenti;
- garantire la conformità e la tracciabilità dell'invio tramite PEC (posta elettronica certificata).
Va ricordato che il quadro normativo italiano impone obblighi precisi in materia di certificazione medica per malattia. Il decreto legislativo 150/2015 e le successive circolari INPS hanno progressivamente spostato l'asse verso la trasmissione telematica, ma fino ad oggi permanevano margini di inefficienza legati alla frammentazione delle piattaforme e alla necessità di interventi manuali ripetuti.
Come funziona la procedura di richiesta degli attestati di malattia
La procedura certificati malattia attraverso lo Smart-Task segue un percorso definito. Il datore di lavoro — o il soggetto da lui delegato — accede al proprio cassetto previdenziale INPS e attiva la funzione dedicata. Da qui è possibile configurare la richiesta degli attestati di malattia relativi ai propri dipendenti.
Il sistema consente di:
- selezionare il lavoratore per il quale si intende ricevere la certificazione;
- indicare l'indirizzo PEC sul quale recapitare l'attestato;
- impostare i parametri temporali della richiesta.
Un aspetto rilevante riguarda la natura del documento trasmesso. Non si tratta del certificato medico completo — che resta accessibile solo al lavoratore e al medico — bensì dell'attestato di malattia, ossia la versione priva della diagnosi, che il datore di lavoro ha diritto di ricevere ai sensi della normativa vigente. La distinzione non è banale e risponde a precisi vincoli di tutela della privacy del lavoratore.
Per chi gestisce organici numerosi, lo strumento rappresenta un salto di qualità. Fino a ieri, la consultazione degli attestati richiedeva accessi ripetuti al portale o l'attesa della trasmissione da parte del dipendente stesso, con tutti i ritardi e le incomprensioni del caso.
Invio dei certificati medici tramite PEC: istruzioni passo per passo
Il cuore della novità risiede nell'invio dei certificati medici tramite PEC, che diventa il canale ufficiale e privilegiato per la trasmissione degli attestati dal sistema INPS al datore di lavoro.
Ecco, in sintesi, i passaggi previsti dal Messaggio 792:
- Accesso al cassetto previdenziale con credenziali SPID, CIE o CNS.
- Navigazione alla sezione dedicata allo Smart-Task, presente nell'area "Servizi per i datori di lavoro".
- Configurazione della PEC di destinazione, che deve essere quella ufficiale dell'azienda o dello studio professionale delegato.
- Attivazione della richiesta per uno o più dipendenti, con la possibilità di specificare finestre temporali.
- Ricezione automatica dell'attestato nella casella PEC indicata, ogni volta che il medico curante trasmette un certificato al sistema INPS per il dipendente selezionato.
L'INPS precisa che la PEC indicata deve essere attiva e correttamente funzionante: eventuali mancate consegne per casella piena o inattiva non generano reinvii automatici, almeno nella versione attuale dello strumento.
Questa impostazione ricorda, per certi versi, la logica degli smart plant nell'industria manifatturiera, dove l'automazione dei flussi informativi riduce errori e tempi di reazione. Una filosofia analoga, applicata al mondo del lavoro, guida anche l'Evoluzione della Fabbrica: Gli Smart Plant per una Trasformazione Industriale.
L'automazione in arrivo: richiesta continuativa per dodici mesi
Fra le indicazioni più interessanti contenute nel messaggio c'è l'annuncio di un aggiornamento futuro dello Smart-Task. L'INPS prevede di introdurre la possibilità di attivare una richiesta automatica e continuativa per un periodo di dodici mesi consecutivi.
In pratica, il datore di lavoro non dovrà più rinnovare periodicamente l'abilitazione alla ricezione degli attestati: una volta configurato il sistema, questo resterà attivo per un anno intero, inoltrando via PEC ogni nuovo attestato di malattia relativo ai dipendenti selezionati.
I tempi di rilascio di questa funzionalità non sono ancora stati definiti con precisione. L'Istituto parla genericamente di un aggiornamento previsto "nei prossimi mesi", lasciando intendere che potrebbe arrivare entro l'estate 2026. Si tratta di un passo significativo verso la completa automazione del flusso documentale tra INPS e mondo produttivo.
Per le aziende con elevato turnover o con organici distribuiti su più sedi, l'impatto sarà notevole. Basti pensare al tempo che oggi un ufficio del personale dedica alla raccolta e all'archiviazione manuale degli attestati: ore di lavoro che potrebbero essere reindirizzate su attività a maggior valore aggiunto.
La digitalizzazione INPS nel contesto più ampio
L'introduzione dello Smart-Task si colloca in un percorso che l'INPS ha intrapreso con decisione negli ultimi anni. La spinta verso gli strumenti digitali INPS non riguarda solo la certificazione medica, ma tocca l'intero spettro dei servizi: dalle comunicazioni obbligatorie alla gestione contributiva, dal cassetto previdenziale alla consultazione degli estratti conto.
L'Istituto sta attraversando una fase di profonda trasformazione organizzativa. Come emerso anche dal dibattito interno sulla governance — si pensi all'Inclusione e Diversità: L'appello di Cristina Deidda per un Diversity Manager all'INPS — la modernizzazione tecnologica procede in parallelo con una riflessione più ampia sul ruolo dell'Istituto nella società italiana.
Resta da capire quanto rapidamente le aziende, soprattutto le micro e piccole imprese che rappresentano la spina dorsale del tessuto produttivo italiano, riusciranno ad adeguarsi ai nuovi strumenti. L'esperienza insegna che ogni innovazione digitale introdotta dalla pubblica amministrazione richiede un periodo di rodaggio e un investimento in formazione che non può essere dato per scontato.
La questione resta aperta. Ma la direzione, almeno sulla carta, è quella giusta: meno burocrazia, più efficienza, tracciabilità garantita. Lo Smart-Task è un tassello. Piccolo, forse, ma significativo.
