Sentenza Storica del Tribunale UE: Gli SMS Sono Documenti Amministrativi Soggetti al Diritto di Accesso
Il diritto di accesso ai documenti nelle istituzioni europee ha fatto un passo in avanti storico, grazie a una recente pronuncia del Tribunale dell’Unione Europea. Secondo quanto stabilito nella sentenza del 5 giugno 2025, gli SMS — ovvero i messaggi di testo scambiati tra rappresentanti istituzionali — possono essere considerati a tutti gli effetti "documenti amministrativi" e, come tali, sono soggetti alla disciplina sulla trasparenza amministrativa prevista dalle normative comunitarie. Un pronunciamento che ridefinisce il concetto di diritto di accesso alle informazioni nell’Unione Europea, ampliando significativamente la portata degli strumenti di controllo democratico sulle attività delle istituzioni europee.
Indice
- Introduzione: evoluzione della trasparenza nell’UE
- Il caso che ha portato alla storica sentenza
- Il diritto di accesso ai documenti amministrativi nella normativa europea
- La sentenza del Tribunale dell’Unione Europea: dettagli e motivazioni
- Cos’è considerato documento amministrativo: il focus sugli SMS
- Impatti giuridici e istituzionali della sentenza
- Effetti pratici sull’accesso alle comunicazioni elettroniche
- La trasparenza amministrativa nell’era digitale
- Criticità e dubbi sollevati dagli esperti
- Prospettive future per la trasparenza nelle istituzioni europee
- Sintesi finale: un nuovo orizzonte per il diritto all’informazione
Introduzione: evoluzione della trasparenza nell’UE
La trasparenza amministrativa UE è uno degli strumenti fondamentali del governo aperto e della democrazia partecipativa. Fin dalla nascita dell’Unione Europea, la progressiva estensione del diritto di accesso ai documenti amministrativi ha rappresentato un elemento cardine della costruzione europea, pur con fasi alterne e talora con forti contrasti politici e giuridici. Nel XXI secolo, la moltiplicazione dei canali di comunicazione — soprattutto comunicazioni elettroniche come email, messaggi istantanei e SMS — ha posto nuove sfide sulla tracciabilità, archiviazione e accessibilità di questi dati.
Il caso che ha portato alla storica sentenza
Il procedimento su cui si è espresso il Tribunale dell’Unione Europea prende le mosse da una richiesta di accesso avanzata da una giornalista, che ha sollecitato la Commissione Europea per ottenere copia degli SMS scambiati fra la presidente Ursula von der Leyen e l’amministratore delegato di una nota impresa farmaceutica europea. Questi messaggi risultavano centrali nel contesto delle trattative per l’acquisto di vaccini durante la pandemia. Dopo il rifiuto della Commissione di fornire accesso a tali messaggi, la questione è sfociata in un ricorso davanti ai giudici europei, che hanno dovuto pronunciarsi sullo statuto giuridico degli SMS scambiati da rappresentanti istituzionali.
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi nella normativa europea
Il diritto di accesso trova le sue fondamenta nell’art. 15 TFUE e nel Regolamento (CE) n. 1049/2001. Secondo la definizione corrente, i cittadini europei hanno il diritto di accedere a tutti i documenti delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’UE, fatta salva una serie di eccezioni puntualmente disciplinate. La normativa comunitaria specifica che è considerato documento “ogni contenuto, redatto o ricevuto da un’istituzione, concernente questioni relative alle politiche UE, di qualunque formato esso sia”. Fino a oggi, la prassi aveva limitato l’accesso prevalentemente ai documenti "tradizionali", cioè note, lettere, rapporti, allegati digitali come PDF o word processor.
La sentenza del Tribunale dell’Unione Europea: dettagli e motivazioni
La decisione, innovativa e destinata a fare giurisprudenza, stabilisce in modo perentorio che gli SMS sono soggetti al diritto di accesso ai sensi della normativa sulla trasparenza amministrativa UE. Il Tribunale UE afferma che la definizione di documento non è vincolata al mero formato: anche uno scambio brevissimo di messaggi di testo che riguarda temi di rilevanza amministrativa, può essere accessibile qualora soddisfi il criterio di rilevanza pubblica e sia sviluppato nel contesto delle politiche comunitarie.
Tra le ragioni poste a fondamento della sentenza, si evidenziano:
- L’inesistenza di una limitazione formale ai soli documenti cartacei o elettronici “tradizionali”;
- Il dovere delle istituzioni europee di assicurare la massima trasparenza amministrativa;
- L’importanza dei nuovi strumenti di comunicazione nel processo decisionale e nel governo dell’Unione.
La pronuncia sarà uno spartiacque per futuri casi inerenti il diritto di accesso alle comunicazioni elettroniche all’interno dell’UE e dei suoi organismi.
Cos’è considerato documento amministrativo: il focus sugli SMS
Il tema centrale della causa riguardava la qualificazione degli SMS come documenti amministrativi. Il Tribunale ha specificato che:
- Un messaggio di testo, se contiene informazioni rilevanti per attività amministrative o decisionali, non perde la sua natura documentale solo per il suo formato breve o digitale;
- La destinazione della comunicazione (se compiuta tra incaricati di pubblica funzione o decisori politici) rafforza il valore amministrativo del contenuto;
- Sia le email sia gli SMS devono essere valutati alla luce del contenuto, non del mezzo tecnico usato.
Questo ricolloca il tema nella più ampia discussione sugli accesso ai documenti amministrativi e la frontiera sempre più labile tra comunicazione privata e atto amministrativo pubblico.
Impatti giuridici e istituzionali della sentenza
Questa decisione avrà conseguenze diffuse sulla gestione dei flussi documentali all’interno delle istituzioni UE. Gli uffici dovranno dotarsi di:
- Nuove politiche di conservazione e archiviazione anche di messaggi di testo SMS rilevanti;
- Sistemi di gestione documentale aggiornati che includano anche SMS e chat istantanee ufficiali;
- Criteri chiari per distinguere messaggi realmente legati alle funzioni istituzionali da quelli di carattere personale o informale.
Ciò potrebbe comportare una revisione delle procedure interne, con formazione specifica per i pubblici funzionari sull’importanza di separare le comunicazioni personali da quelle lavorative, anche su dispositivi mobili.
Effetti pratici sull’accesso alle comunicazioni elettroniche
L’applicazione concreta della sentenza introduce per i cittadini, organizzazioni della società civile, giornalisti investigativi e ricercatori nuove opportunità per l’accesso alle comunicazioni elettroniche delle istituzioni europee. Si potranno:
- Richiedere, tramite le procedute ufficiali, la produzione di SMS rilevanti scambiati su vicende di interesse pubblico;
- Ottenere la copia dei messaggi, purché siano archiviati e dimostrino attinenza a temi oggetto di decisioni o atti amministrativi;
- Valersi del nuovo principio nei ricorsi contro dinieghi opposti dalle istituzioni.
Questi strumenti, però, presuppongono che i messaggi siano effettivamente rintracciabili e archiviati secondo logiche compatibili con la tutela della privacy e la sicurezza informatica.
La trasparenza amministrativa nell’era digitale
La portata innovativa della sentenza si coglie soprattutto alla luce della rivoluzione delle tecnologie digitali, che hanno profondamente cambiato le modalità di lavoro, comunicazione e gestione documentale nelle amministrazioni. L’uso degli SMS e delle app di messaggistica sempre più diffuso a livello istituzionale, rischiava di eludere la normativa sulla trasparenza. Ora, invece, le istituzioni europee sono obbligate a:
- Dotarsi di sistemi di archiviazione dei messaggi;
- Garantire la tracciabilità anche per le comunicazioni informali ma rilevanti;
- Adempiere alle nuove richieste di accesso formulate ai sensi delle regole sulla trasparenza amministrativa UE.
Sotto questo aspetto, la sentenza rappresenta una svolta sia da un punto di vista culturale che amministrativo, assicurando che nessun contenuto di rilievo possa sottrarsi al controllo democratico.
Criticità e dubbi sollevati dagli esperti
Se da un lato la decisione del Tribunale UE è stata accolta con favore dai sostenitori della trasparenza, non sono mancati dubbi e critiche, specie tra gli esperti di diritto dell’Unione e data governance. Le principali perplessità riguardano:
- L’intensificazione degli oneri di archiviazione per le pubbliche amministrazioni;
- La difficoltà di distinguere, nei messaggi brevi, la componente istituzionale da quella personale;
- Il rischio che le comunicazioni fondamentali si spostino verso canali ancora meno tracciabili;
- La possibile sovrapposizione e conflitto con le normative sulla privacy e la protezione dei dati personali.
Al contempo, le associazioni per la libertà di informazione sottolineano che l’interpretazione estensiva del concetto di documento amministrativo si fonda sul valore superiore del diritto di accesso alle informazioni, essenziale in uno stato di diritto e, a maggior ragione, in un’unione sovranazionale come l’UE.
Prospettive future per la trasparenza nelle istituzioni europee
La giurisprudenza relativa all’accesso ai documenti amministrativi non potrà più ignorare il ruolo delle comunicazioni elettroniche. Si prevede che:
- Altre istituzioni (Parlamento europeo, Consiglio, BCE) aggiornino i loro regolamenti interni;
- I funzionari pubblici ricevano indicazioni chiare su come tenere separata la comunicazione istituzionale da quella privata;
- Si rafforzino i rapporti tra diritto di accesso, diritto alla privacy e sicurezza informatica;
- Vengano implementati software di gestione documentale capaci di archiviare anche chat e SMS.
Questi sviluppi dovrebbero garantire maggiore controllo pubblico sull’operato delle istituzioni e una più effettiva trasparenza amministrativa nell’Unione Europea.
Sintesi finale: un nuovo orizzonte per il diritto all’informazione
La sentenza emessa dal Tribunale dell’Unione Europea segna una tappa fondamentale nella progressiva espansione del diritto di accesso e della trasparenza amministrativa UE. Da oggi, anche gli SMS scambiati durante l’esercizio delle funzioni pubbliche sono equiparati a documenti amministrativi, e qualora rivestano interesse pubblico saranno accessibili su richiesta ai sensi delle regole comunitarie. Questo rafforza i poteri di controllo della cittadinanza, contribuisce a contrastare opacità e arbitrarietà, e impone alle istituzioni nuove responsabilità nell’organizzazione e conservazione delle proprie comunicazioni.
In definitiva, si tratta di una svolta che impone una profonda riflessione sui mutamenti richiesti dall’era digitale e rilancia il tema della trasparenza delle istituzioni europee come pietra angolare di una democrazia sempre più aperta e inclusiva.
